El proceso de graduación comprende los requisitos que el estudiante, luego de aprobar todas las asignaturas del plan de estudio y alcanzar la condición de egreso, debe completar para recibir el título correspondiente. Tal proceso, de acuerdo con el grado académico por obtener, puede requerir completar dos tipos de requisitos: unos académicos y otros administrativos.
Una vez completado el proceso académico, requerido según su grado, el estudiante inicia el proceso administrativo, el cual es realizado ante el Departamento de Administración Académica. Este implica la presentación de toda la documentación requerida según su grado académico y su validación para el cierre de su proceso de graduación.
Las titulaciones con grado de Técnico (excepto el Técnico en Mantenimiento Aeronáutico y el Técnico en Ortesis y Prótesis) y Profesorado no realizan un proceso académico.
La gestión académica del proceso de graduación depende de las Facultades y Escuelas, cada una de ellas organiza encuentros informativos con egresados, para recordar los requisitos para completar el proceso de graduación, explicar el procedimiento de obtención del certificado de un segundo idioma para las titulaciones de licenciaturas, ingenierías y maestrías, explicar las modalidades de trabajo de graduación y presentar los diferentes seminarios de especialización, atendiendo a lo que indica el Reglamento General Administrativo-Académico, entre otros aspectos.
El procedimiento gestión académica del proceso de Graduación es el siguiente:
- El egresado notifica a la Escuela sobre la modalidad de graduación seleccionada.
- La Dirección de Escuela ingresa la modalidad de graduación en el Gestor Académico.
- La Dirección de Escuela genera los grupos en el Portal Web para que los egresados se inscriban en el proyecto o en los seminarios.
- El egresado Pre-inscribe en línea según la modalidad establecida y realiza el pago de la primera cuota. Esto lo realiza desde el Portal Web https://admacad.udb.edu.sv/PortalWeb/Default.aspx Para quedar inscrito el egresado deberá pagar la primera cuota del proceso de graduación. Este pago se puede realizar en línea desde el Portal Web, en la colecturía de cualquiera de los campus o en los canales de pago autorizados. [Ver Proceso de graduación. Guía de usuario].
- El egresado realiza el proceso según la modalidad seleccionada.
- La Dirección de escuela ingresa las calificaciones obtenidas por el egresado en el Portal Académico y elabora las evidencias de aprobación correspondientes.
- El egresado paga la segunda cuota del Proceso de Graduación para recibir la constancia de finalización de su modalidad de trabajo de graduación.
El procedimiento de gestión administrativa del proceso de graduación es el siguiente:
- El egresado se dirige a la Administración Académica para la entrega de documentación, la cual será remitida al Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología para el registro y auténtica de los títulos correspondientes. Según lo establecido como documentos requeridos para graduación http://www.udb.edu.sv/udb/pagina/documentos_graduacion
- Administración Académica verifica que el egresado ha cumplido con los requisitos establecidos, como el servicio social, pasantía y segundo idioma.
- El egresado paga la cuota que corresponde a los gastos de administración, incluyendo la ceremonia de graduación.
- El egresado presenta constancias, solvencia de biblioteca y recibos de pagos de la totalidad de aranceles correspondientes al proceso de graduación en la Admón. Académica.
- Administración Académica prepara expedientes de cada graduando para ser enviados al MINEDUCYT para su registro y auténtica, esto se realiza ocho semanas antes de la ceremonia de graduación.
- Posterior a la notificación del MINEDUCYT que los títulos y notas han sido registrados y autenticados, Administración Académica recibe y organiza la documentación, escanea el expediente de los graduandos y organiza los respectivos expedientes electrónicos.
- Prepara los expedientes físicos en sobres manila y coloca los títulos en los porta títulos, preparados para entregar.
- Administración Académica, junto con el Departamento de Comunicación Institucional, realiza reunión con graduandos, según fecha establecida en calendario académico, y les entrega su expediente académico: Registro y Auténtica de título y notas certificadas, certificado de segundo idioma, título de bachiller original, partida de nacimiento, copias de DUI entre otra documentación. Incluyendo las tarjetas de invitación y su respectivo pin de graduado UDB.
- Se realiza ceremonia de graduación según programación del calendario académico.
