Por José Luis Martínez, director del programa de Maestría en Gestión de la Calidad
En las actuales circunstancias de salud pública, con una pandemia cuya duración es incierta, el trabajo de auditoría al igual que muchas otras actividades hace que se consideren técnicas remotas para cumplir los compromisos sin descuidar la calidad en la ejecución del trabajo.
Las auditorías remotas se convierten en una solución porque se realizan sin la presencia física del auditor o consultor in situ; el uso de las tecnologías de la información y comunicación TICs son utilizadas tanto por la organización auditada como por el auditor o consultor, haciendo uso de plataformas como son Skype, Zoom, Microsoft Teams o Cisco WebEx.
Al ejecutar el trabajo en forma remota, los auditores tienen las mismas obligaciones de cumplimiento normativo y de calidad que tienen cuando trabajan de forma presencial. Por esto es necesario asegurarse de seguir los estándares profesionales aplicables y tener especial cuidado de utilizar toda la tecnología a disposición.
¿Cuándo es posible realizar auditorías remotas?
La posibilidad de realizar auditorías remotas depende fundamentalmente de la autorización de la empresa. Así que, si la empresa lo permite siempre será posible realizar una auditoría remota, para este caso dada la situación aún de pandemia deberá ser parcial. La posibilidad de realizar una auditoría remota completa depende de varios factores y requiere un análisis entre las partes interesadas.
Confidencialidad y aseguramiento de datos
El auditor o consultor que lidere la auditoria remota, debe tener en cuenta que toda la información debe ser procesada con estricta confidencialidad. La protección de datos y la confidencialidad juegan un papel crítico. Al hacer uso de las plataformas antes mencionadas o de elección de la empresa, las entrevistas y los videos no deberán ser grabados.
Algunos de los elementos que deben tenerse en cuenta en una auditoría remota son los siguientes:
- Disponer de laptops u ordenadores con acceso a internet y capacidad de reproducción para video y audio.
- Poseer conexión de internet estable vía cable de conexión o WiFi. Con un navegador actualizado, como por ejemplo: Chrome o Firefox.
- Instalar el software para video conferencias, los casos más comunes son Skype, Zoom, Microsoft Teams o Cisco WebEx.
- Contar con espacios lo suficientemente tranquilos para realizar auditorías remotas de forma ininterrumpidas.
- Todos los participantes deberían de tener una cuenta de correo donde pueden compartir e interactuar durante la auditoria.
- Toda la documentación relevante debe estar disponible en formado digital, podría ser en formato PDF.
Este rápido repaso a este tipo de iniciativas deja ver la enorme oportunidad que tienen las auditorías remotas como alternativa para comprobar la conformidad de los sistemas de gestión, independientemente del país, sector productivo o sistema auditado.
Frente a este panorama se demanda de una resilencia empresarial y capacidad de adaptación que permita mantener la productividad y rentabilidad hacia la “nueva normalidad”.
